今すぐ使える！残業時間が半分になる仕事の時間テク9選

「なかなか仕事が終わらず、残業が増えてばかり・・・」

「複数の業務が同時進行中で、時間ばかりかかる」

このような悩みを抱えており、なかなか仕事が終わらずストレスを抱えている人は少なくないと思います。

そんな方のためにこの記事では、仕事で今すぐ使える時間テク9選をご紹介します。

記事に書かれている時短テクをしっかり取り組めば、残業時間が半分になることも十分可能です。

この記事で学んだことをぜひ実践してみてください。

業務の目的を明確化する

仕事を効率化するうえで、最も重要なことは業務の目的を明確にすることです。

業務の目的を理解していると、現在行っている作業の評価ができます。その結果、業務の目的と関係ない無駄な作業を減らせるからです。やる必要のないことをどれだけ早くやっても意味がありません。

たとえば、業務の目的に関係ない資料作成をどれだけ早くやっても無駄な作業になってしまいます。

特に若手社員の中には、自分で業務の目的を見極められない人もいるでしょう。その場合は、遠慮せずに上司やプロジェクトの責任者に業務の目的を確認することが大切です。

そして、現在の作業内容が目的に沿っているかを定期的に見直し、不要な作業はやめましょう。やることを減らすことが仕事の時短に最も効果的です。

目的から逆算してタスクの優先順位を決める

業務の目的が明確になったら次にやることはタスクの優先順位を決めることです。

タスクの優先順位を決めるコツは、業務の目的から逆算して考えることです。

そのためには、業務の目的を達成するために必要なタスクを全て書き出してみましょう。書き出して、タスクを見える化しましょう。

そしてタスクを以下の重要度と緊急度に基づいて分類して、優先順位を決めます。

そして、タスクごとに期限を決めて、取り掛かることです。

仕事経験が少ない若手社員は、タスクの重要度、緊急性がわからない場合があると思います。

その場合は、上司やプロジェクトの責任者に聞いてみることです。面倒だと思いますが、聞くだけで業務の効率が変わることはよくあります。

タイムボクシングを活用する

タイムボクシングとは、タスクを時間単位で管理する方法です。もっとわかりやすく説明すると学校の時間割のような時間管理方法です。

具体的な例としては以下の通り。

タイムボクシングのメリットは、タスクごとに期限を決めるので、目の前のことに集中できて、作業スピードが高まります。

タスクを書き出しても期限がないことによってダラダラやってしまい、思ったよりも時間がかかってしまった経験は誰でも一度はあるでしょう。タイムボクシングを活用することにより、ダラダラ癖が改善できますし、タスクの時間の見積りがうまくなるメリットもあります。

タイムボクシングは、世界的に有名な起業家イーロン・マスクも取り入れている方法なので、ぜひ試してみてください。

ただ、タスクごとに時間を決めるのは面倒と感じる人も少なくないでしょう。その気持ちは私も経験してきたことなのでとてもわかります。

タイムボクシングを取り入れるコツは、完璧主義に陥らず、ざっくりでいいので重要なタスクだけでも何時から何時までやると決めて行うことです。

仕事の時間を記録して、無駄を省く

仕事時間中に何をやっていたか記録することは、時短テクになります。

なぜなら、自分が何時に何をしていたかを記録して把握することで、無駄に使っている時間を特定できるからです。

たとえば、昼休みが終わって業務時間が始まっても期限が迫っている資料作成せずに、ダラダラメール返信して時間を無駄にしているなどです。

記録してみると思った以上に時間を有効活用できていないことに気がつくと思います。無駄にしている時間を減らすことによって、仕事がいつもより早く終わるでしょう。

ただ時間を記録することは、慣れてない人にとって大変だと思うので、アプリなどツールに頼りましょう。時間を記録するツールは、Togglなどたくさんあるので、自分に合ったものを色々試してみましょう。

またずっと仕事の時間を記録しておくことは大変だと思います。1週間でもいいので、記録してみましょう。短い期間記録するだけでもいろんな無駄に気づけると思います。

仕事が早い先輩や同僚のやり方を真似てみる

仕事が早い先輩や同僚のやり方を真似てみるのは、時短テクのひとつです。

なぜなら仕事を効率よくやる方法は、業務内容や会社のやり方によって違うことがあるからです。

たとえば、営業職でアポを効率よく獲得する場合は、数をこなすほうがよかったり、根回しをしたほうがよかったりとケースバイケースなのはよくあることです。

自分で試行錯誤しながら仕事を効率よくやる方法を見つけるより先輩や同僚の優れた事例を真似たほうが効率よく成果が出しやすいでしょう。

自分のやり方にこだわるあまり時間ばかりかかって成果がでないのであれば、謙虚に成功事例から学んで取り入れたほうが仕事の時短になるでしょう。

ショートカットキーを覚えて普段から使う

パソコンのショートカットキーを徹底活用することで、仕事の時短になります。

ショートカットキーに慣れないうちは、使うときに何度も確認することになるので、時間がかかるでしょう。

ただし、ショートカットキーは慣れると使わないとでは数秒違ってきます。たかが数秒かもしれませんが、使わないと積み重なって、結果として大きな時間ロスになります。

パソコンでよく使う便利なショートカットは以下の通り。

ショートカット	内容
Ctrl + C	コピーする
Ctrl + X	切り取りする
Ctrl + V	貼り付けする
Ctrl + Z	操作を元に戻す
Ctrl + Y	操作を再び戻す
Ctrl + F	検索機能を開く
Ctrl + T	新しいタブを開く

上記以外にも業務でよく使うショートカットは覚えて徹底活用しましょう。

慣れないうちは面倒だと思いますが、使えるようになると仕事の時短になるのは間違いないです。

AIツールを活用する

AIツールを活用することによって業務の効率化、自動化によって仕事の時短につながります。

具体的にAIツールでよく使われるのは、データ入力・分析の自動化、文書作成の効率化、プレゼン資料の作成などがあります。

AIツールを活用できてない方は、汎用性が高い生成AIであるChatGPTから始めてみましょう。

ChatGPTを触りながら業務で使えるところがないか試してみましょう。慣れないうちは思ったように使いこなせないことも多いと思います。ただし、慣れてくれば仕事の時短に使えることに気づくはずです。

ただ会社によってはAIツールを禁止している。また、業務によってはAIツールに共有してはいけない情報はあるでしょう。なので、AIツールを業務で使う場合は、必ず会社に確認しましょう。

またAIツールを活用する場合、ハルシネーションには注意しましょう。AIは、事実っぽい間違った情報や嘘情報を生成することがあります。間違いや誤認情報がないか必ずチェックを怠らないようにしましょう。

AIツールは今後使っている人と使っていない人で業務の効率化は大きく変わってくるのは間違いありません。時代に取り残されないためにもAIツールは今から触って仕事の時短に役立てましょう。

整理整頓をルール化する

整理整頓を心がけ、習慣化できていると仕事の時短につながります。

整理整頓が仕事に時短になる理由は以下の通り。

つまり整理整頓がしておけば、無駄なことをする時間が減るので、仕事の時短になるわけです。

ただ整理整頓が業務の効率において重要とわかっていても実行できない人もいるでしょう。そんな方は、整理整頓をルール化しておくことです。

たとえば、よく使う物はどこに置くか決める。不要なものはすぐ捨てる。また整理整頓を毎週月曜日に朝一で行うなどです。

整理整頓は日頃からやっておけば時間がかかることではないので、ルール化してラクにできる方法を見つけましょう。

睡眠をしっかり取る

睡眠をしっかり取ることは、心身が休まるだけではなく、仕事の時短にもなります。

なぜなら睡眠をしっかり取ることによって、集中力や判断力が高まり、ミスが減るからです。

また仕事に対するエネルギーレベルも維持できるので、仕事が早く終わるでしょう。

睡眠時間は、7～8時間以上が推奨されています。たまに3～4時間の睡眠で問題ない人はいますが、ほとんどの人は無理です。しっかり睡眠時間を確保しましょう。

まとめ 今すぐ試してみよう

おすすめの仕事の時短テク9選は以下のとおりです。

すぐに効果が出る仕事の時短方法を厳選したので、ぜひ取り入れてみてください。知っていても活用できなければ、効果は出ません。なので、今すぐできることから始めてみましょう。